İETT Yönetim Bilişim Sistemi (MIS)

1.       Giriş

2.       Kapsam

5.       KPI (Key Performance Indicator) Sistemi

6.       Sonuç

 

İETT Yönetim Bilişim Sistemi (Management Information System) projesi, İETT bünyesinde ve bazı ortak kuruluşlarında oluşan verilerin çeşitli ETL süreçleri sonucu merkezi bir veri ambarına toplanması, toplanan bu verilerin işlenerek, ilgili kişilere bir portal aracılığıyla sunulması adımlarından oluşan, uçtan uca bir iş zekası projesidir.

2008-2009 yıllarında, yeni teknolojiler ile altyapısı tamamen yenilenen ve operasyonel iş zekası süreçlerine de imkan verecek hale getirilen İETT MIS Projesi, kamuda yapılmış ve çalışan ilk MIS çözümü olarak nitelendiriliyor.

İETT Yönetim Bilişim Sistemi projesi;

• İETT bünyesinde kullanılan, Taşıtlar, Bakım Onarım, Akaryakıt, Muhasebe, Demirbaş, Stok gibi uygulamaların ürettikleri veriler ile BELBİM’de bulunan Yolcu Hareketleri gibi İETT’nin ortak kuruluşlarının ürettiği bazı verilerin merkezi bir veriambarına toplanması
• Gerek veri transferi işlemi sırasında, gerekse verilerin veriambarına toplanmasından sonra verilen ayıklanması, birleştirilmesi ve özetlenmesi işlemlerinin yapılarak, verilerin analiz edilebilir ve raporlanabilir hale getirilmesi
• Veriambarı üzerindeki verilerden çeşitli raporlar ve göstergeler (KPI) hazırlanarak, bu raporlar ve göstergelerin, rapor listeleri, KPI listeleri, gauge ve dashboardlar kullanılarak kullanıcılara sunulması

adımlarından oluşmaktadır.

İETT MIS projesi ilk olarak 2004 yılında hazırlanmıştır. Fakat kullanılan portal ve raporlama ürünlerinin üretici firma tarafından geliştirilmesinin durdurulması ve mevcut ETL süreçlerinin İETT’nin gelişen ihtiyaçlarına karşın yetersiz kalışı sonucu, 2008 yılı sonunda başlanan bir çalışma ile proje altyapısı tamamen değiştirildi.

2008 yılına kadar olan süreçte, projenin veriambarı tarafında SybaseIQ, portal tarafında CA CleverPath Portal ve raporlama tarafında da CA CleverPath Forest&Trees ürünlerini kullanılmıştı. Donanım olarak ise; veriambarı için IBM AIX işletim sistemi ile çalışan UNIX sunucu, portal tarafında da Windows işletim sistemi ile çalışan IBM XEON sunucu tercih edilmişti.

Proje dönüşüm sürecinde yapılan araştırmalarda farklı firmaların ürün ve çözümlerini inceleyen Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yazılım Şube Müdürlüğü yetkilileri, Microsoft ürünlerinin doğru bir tercih olduğu kararına vardılar. Bu kararın alınmasında kullanıcı arayüzü tarafında seçilen Microsoft Ofis SharePoint Server 2007 ürününün, Kurumun portal, doküman yönetimi, e-iş, içerik yönetimi, raporlama sunumu vb. konulardaki istek ve ihtiyaçlarını bütün halinde karşılayan bir ürün olarak duyurulması önemli bir gerekçe oldu. Raporlama alt yapısı olarak ise, Microsoft iş zekası platformu olarak sunulan MS SQL Server 2005 içinde gelen Reporting Services ve Integration Services seçildi.

Altyapı dönüşümü sonrası, İETT MIS projesinde kullanılan teknolojiler ve kullanım yerleri aşağıda sıralanmıştır.

3.1 IQ Veriambarı

İETT MIS projesinde veri ambarı olarak Sybase IQ veriambarı (AIX sürümü) kullanılmaktadır. Sybase IQ, iş zekası uygulamaları için özel veri ambarı çözümüdür.

3.2 Microsoft SQL Server Integration Services (SSIS)

İETT bünyesindesindeki veri kaynaklarının çok çeşitli olması sebebiyle, veri aktarım işlemleri için birden fazla yöntem kullanılmıştır. Bu yöntemler uygulanırken kullanıcan temel araç, SQL Server ürün ailesinden olan Microsoft SSIS ürünüdür. Değişik veri kaynaklarından verilerin toplanması, birleştirilmesi ve IQ veriambarına gönderilmesi işlemleri SSIS kullanılarak yapılmıştır.

İETT MIS projesinde, veri transferi için SSIS dışında da farklı çözümler mevcuttur. Çeşitli Unix Shell Script dosyaları ve hazırlanan bazı özel veri aktarım programları da veri aktarımı için kullanılmıştır.

3.3 Microsoft SQL Server Reporting Services (RS)

Projede raporları hazırlamak için SQL Server ürün ailesinden olan Microsoft RS ürünü seçilmiştir. RS ile hazırlanan raporlar, MOSS için yazılan özel bir webpart aracılığıyla, MOSS portali üzerinden son kullanıcılara sunulmaktadır. Hazırlanan bu webpart aracılığıyla kullanıcıların raporlara parametre girişi daha kullanışlı olmaktadır.

3.4 Microsoft Office SharePoint Services (MOSS)

Projede kapsamında hazırlanan raporlar ve KPI’ların sunulması için portal olarak MOSS kullanılmıştır. Buna ilaveten MOSS üzerinde, rapor sonumu oluşturma işlemleri, talep yönetimi, kullanıcı dashbordları gibi bazı eklentiler geliştirilmiştir. MOSS İETT’nin kullandığı LDAP yetkilendirme sistemi ile entegre çalışmaktadır. Bu yüzden tüm yetkilendirme işlemleri MOSS üzerinde yapılmıştır. MOSS’u görsel açıdan düzenlemek için ise, Microsoft SharePoint Designer 2007 ürünü kullanılmıştır.

3.5 Business Intelligence Development Studio (BIDS)

Proje raporlarının ve SSIS paketlerinin hazırlanması için BIDS geliştirme ortamı kullanılmıştır. Hazırlanan raporlar Windows Server 2003 işletim sistemine sahip bir makine üzerinde bulunan rapor sunucusunda yayınlandı.

3.6 Microsoft Visual Studio 2008

Özel ETL süreçlerinin yazılması, windows ve web servisleri, MIS yönetim ekranları, SharePoint üzerindeki, başta rapor ve göstergeleri göstermek üzere çeşitli webpartların yazılması işlemlerinde MS Visual Studio 2008 kullanılmıştır. VS üzerinde geliştirme dili olarak C# 3.0 seçilmiştir. MIS yönetim ekranları ASP.NET kullanılarak hazırlanmış olup, tüm sistem web üzerinden kontrol edilebilmekte ve yönetilebilmektedir.

IQ veriambarında toplanan verilerin, rapor ve göstergelerin rahat bir şekilde kullanabileceği bir hale getirmek için, 7GEN tarafından geliştirilen, Değer Tabloları ve Boyutlar yöntemi kullanılmıştır.

Değer tablolarının kullanılması ile, rapor ve KPI’ların hazırlanmasında izlenecek standart bir yöntem tanımlanmış olmaktadır. Bu yöntem ile, veriambarı üzerinde toplanan verilerin yorumlanması ve bu veriler kulanılarak rapor ve KPI’lar yapılması işlemleri birbirinden ayrıştırılmış olmaktadır. Kullanılan bu yöntemin getirdiği avantajlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Basitlik

Değer tablolarının kullanılması ile, hazırlanan rapor ve KPI’lar için yazılan sorgular oldukça basit ve standart bir hale gelmektedir. Ayrıca, rapor ve KPI yapan kişilerin, gösterdikleri veriler hakkında bilgi sahibi olma gereklilikleri de ortadan kalkmaktadır.

Hız

Verilerin değer tablolarında hazır bulunmaları sonucu, rapor ve KPI’lar çok daha hızlı çalışmaktadır. Ayrıca değer tablolarının birden fazla sayıda olmasına izin verilerek, bu hız artırılabilmektedir.

Değişimlere Dayanıklılık

Bir boyutun hesaplanma yöntemi değiştiği zaman, sistemin bundan etkilenmesi asgari seviyeye indirilmektedir. Bu durumda, boyutun değer tablosunu doldurma işleminin değiştirilmesi yeterli olmaktadır. Örneğin, araç sayısı verisinin kaynağı değiştiği zaman, değer tablosuna araç sayısı verisini doldurmakla görevli metodun değiştirilmesi, araç sayısı verisini kullanan tüm rapor ve KPI’lara bu değişimin yansıması için yeterlidir.

Oparasyonel İş Zekası

Boyut sistemi, IQ veriambarı dışında, dış kaynaklara erişime de imkan vermektedir. Böylece, bazı hesaplamaların, doğrudan verinin kaynağında yapılması sağlanarak, anlık veriler rapor ve göstergeler üzerinde gösterilebilir. Eski tarihlere ait değeleri saklama yeteneği ile de, geçmişe dönük sorgulamalar yapılabilir.

Eski Değerleri Koruma

Kullanılacak bu sistem ile, artık gelmeyen, veri kaynağı bozulan ya da değiştirilen verilerin eski değerleri korunmaya devam edecektir.

Verileri Gözlemleme

Kullanılacak bu sistem ile, verilerin düzgün bir şekilde IQ veriambarına alınıp alınmadığı kontrol edilebilmektedir. Hangi tarihler ve son kaç tarih için veri gelmediği, gelen verilerde bir değişim olup olmadığı gibi bilgiler, ETL işlemi sonunda gözlemlenebilmektedir.

7GEN tarafından geliştirilen KPI sistemi aşağıda anlatılmıştır.

IETT MIS Projesi kapsamında hazırlanan KPI’lar, günlük, aylık ya da yıllık olarak ölçülen değerlerdir. Portal kullanıcıları, hazırlanan KPI listesine bakarak, her bir KPI için son gerçekleşen değeri, bu değerin beklenen değere (hedefe) göre durumu ve gidişatı hakkkında bilgi sahibi olur.

Üç durum dışında, beş durumlu KPI listeleri de hazırlanabilmektedir. Beş durumlu KPI listesinde, gerçekleşen değerin beklenen değere iyi ya da kötü olduğunun yanısıra, gerçekleşen değerin beklenen değere göre büyük ya da küçük olduğu bilgisi de verilir.

Bir KPI’ın beklenen değeri sabit bir değer olabileceği gibi, önceki değerler kullanılarak ya da özel bir hesaplama yapılarak da bulunabilir. Ayrıca, gerçekleşen değerin beklenen değer  göre çok az saptığı durumlarda bir eşik değeri (threshold) verilebilmektedir. Bu threshold değeri altındaki değişimler nötr kabul edilmektedir. Threshold değeri sabit bir değer olabileceği gibi, bir yüzde değeri de olabilir.

Ayrıca KPI’ların trend garfiklerinin çizilmesi de mümkündür. Trend grafikleri KPI’ın genel gidişatı hakkında bilgi almak için kullanılır. Örnek bir trend grafiği aşağıda görülmektedir.

Trend grafiği, KPI’ın sonraki değerleri hakkında fikir sahibi olmak için de kullanılabilir. (Forecast)

Trend grafiği, gerçekleşen değerler üzerinde bir regresyon hesaplaması yapılmasıyla bulunur. Regrasyon, gerçekleşen değerleri temsil eden noktalardan geçen en uygun eğrinin formülü bulunması işlemidir. Kullanılacak regresyon derecesi her KPI için ayrı olabilir.

Gösterilen gauge için, değerin artması olumsuz olduğu için yüksek değerler kırmızı ile gösterilmiştir. Gauge kullanılması, gözlemlenen değerin konumu hakkında daha anlaşılır bilgiler sunmaktadır.

6.     Sonuç

İETT için hazırlanan MIS sisteminin temel özellikleri yukarıda anlatılmıştır. Bu özellikler dışında, grafik altyapısı, kullanıcıların kendilerinin özelleştirebildiği dashboardlar, sunum hazırlama altyapısı gibi bazı başka modüller de bulunmakdır. Kullanılan tüm teknoloji, ürünlerler ve yöntemler ışığında, İETT MIS Projesi, uçtan uca bir İş Zekası çözümüdür.

Proje hakkında daha detaylı bilgi almak ya da demo talebi için İletişim bölümünden bizimle irtibata geçebilirsiniz.